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数字档案馆系统
  • 作者:佚名
  • 来源:本站原创
  • 类别:企业管理一体化平台
  • 添加日期:2016年02月18日
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数字档案馆管理系统是以信息化平台为基础,利用先进的档案管理技术和IT技术实现对档案的收集整理、入库归档、查询检索、借阅下载、借阅归还、统计分析、打印报表等管理功能。系统通过强大的工作流引擎和即时消息服务,实现档案收集、利用的在线审批业务流程,对档案的收集、整理、移交、归档、统计和利用等进行全过程信息化管理。

收集管理:实现档案文件验收归档保存的功能。系统提供两种档案归档方式:自动归档(通过智能流程实现)、手工归档(档案管理员手工实现)。

档案整编: 实现档案案卷管理(包括对案卷及文件的查询、立卷、拆卷、合并卷、移卷等功能),同时实现案卷的标签打印功能,方便档案人员进行管理。

档案保管:实现对库房管理(库房环境、温湿监控记录、智能密集柜)、下架档案管理和介质翻新三个方面的管理。库房温控管理,主要显示库房温湿度及上下限的值,超过限度会进行短信提醒,同时系统提供查询温湿监控记录、报警等信息,并提供信息导出功能。

查询检索:通过建立全文搜索索引,可以实现编目查询、多条件组合查询、模糊查询、自定义查询条件等高级查询功能。

借阅管理: 实现档案的借阅、审批、浏览、下载、过期回收、归还等功能整个借阅环节中的消息提示,通过即时消息系统传递给相关人员。系统提供第三方多格式文件查看器,实现任何格式的电子文件都可浏览,并有安全性的设置,保证浏览时不能获取可编辑类文件。

鉴定销毁:实现档案到期后的作废处理功能,包括作废到期提醒、申请、审批到最后的处理(直接销毁或者更改保存期限继续保存)的过程管理。

统计报表:包括案卷目录汇总、档案分类目录汇总、档案的年度统计、原件统计、历年归档数量统计、档案作废统计、档案借阅统计以及档案利用分析统计等功能,并支持统计结果以统计报表的格式输出打印。

利用管理: 实现对档案借阅、下载、调图等档案利用的申请单查询、处理、借阅登记及归还操作。

基础设置: 可根据企业的档案管理要求,自定义档案分类。分类可实现无限目录结构,每一级均可挂接相应的档案信息,可自定义添加各级别的属性字段功能,搭建各类档案的基本框架结构,并自动生成基础功能,实现档案基本功能一键生成。同时实现对系统各种基础功能的管理,包括角色管理、字典管理、编号规则管理、导航菜单权限设置等功能。

 

数字档案馆系统

图一:档案目录结构自定义

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